قوانین و آیین‌نامه ثبت شرکت‌ها از اظهارنامه به عنوان تقاضای ثبت و در نظام نامه قانون تجارت به عنوان تقاضانامه ثبت شرکت نام‌برده می‌شود. چون نظام نامه قانون تجارت از حیث تاریخ تصویب موخر است، لذا در مراجع ثبتی نیز از اظهارنامه به عنوان تقاضانامه ثبت شرکت داخلی در اوراق مخصوص چاپ شده که درخواست‌کنندگان و متقاضیان ثبت شرکت دو نسخه از آن را تنظیم کرده و تسلیم مرجع ثبت می‌نمایند.
منظور از ضمائم چیست؟
قانون تجارت ماده 196 ضمائم را اسنادی تعریف می‌کند که برای به ثبت رسیدن شرکت لازم می‌باشند. نوع و چگونگی ضمائم در نظام‌نامه وزارت عدلیه معین می‌شود که چه نوع اسنادی به عنوان ضمائم برای شرکت ثبت شود.
همینطور هر یک از شرکت‌ها با توجه به نوع ماهیت و عملکردشان ضمائمی متفاوت دارند، که توسط نظام نامه وزارت عدلیه معین می‌شود. در ادامه به تعریف ضمائم هر یک از شرکت‌ها که توسط نظام‌نامه نقل شده می‌پردازیم.
ضمائم اظهارنامه در شرکت‌های سهامی
لیست ضمائم در شرکت‌های سهامی شامل تعدادی نسخه به شرح زیر می‌شود:
طرح اعلامیه پذیره‌نویسی
نسخه طرح اساس‌نامه شرکت
نوشته‌ای حاکی از تعهد پرداخت همه سرمایه در شرکت‌های خاص و بیست درصد متعلق به شرکت های عام
برگه‌ای از فهرست اسامی شرکا با تعیین نام و نام خانوادگی و مقدار سهمی که هر یک از اعضا دارند
سواد مصدق از تصمیمات مجمع عمومی صاحبان سهام
ضمائم اظهارنامه در شرکت‌های تضامنی
نسخه‌هایی مبنی بر مصدق از شرکت‌نامه
نسخه مصداق اساس‌نامه شرکت (ترجیحا اگر موجود باشد)
نوشته‌ای که به امضا مدیر شرکت رسیده که در آن تمام پرداخت های سرمایه نقدی و تسلیم سرمایه غیر نقدی با تعیین قیمت حصه های غیر نقدی تعیین شده است
اسامی شریک یا شرکایی که برای اداره شرکت تعیین شده اند
ضمائم اظهارنامه در شرکت‌های با مسئولیت محدود
اسامی شریک یا شرکایی که برای اداره کردن شرکت تعیین شده‌اند
یک نسخه مصدق از شرکت‌نامه
نسخه مصداق از اساس‌نامه (اگر موجود باشد)
نوشته‌ای شامل امضا مدیر شرکت که حاکی از پرداخت تمام سرمایه نقدی و تسلیم تمام سرمایه غیر نقدی با تعیین قیمت حصه‌های نقدی می باشد
ضمائم اظهارنامه شرکت‌های نسبی
تعاریف و فهرستی از یک نسخه مصدق از اساس‌نامه (اگر موجود باشد)
یک نسخه مصداق شرکت‌نامه
اسامی مدیر یا مدیران شرکت
نوشته‌ای به امضا مدیر شرکت که در آن پرداخت های تمام سرمایه نقدی نقل شده و تمام سرمایه غیرنقدی نیز با قیمت حصه‌های غیرنقدی تعیین شده باشد
ضمائم اظهارنامه در شرکت های مختلط سهامی و غیرسهامی
اسامی مدیر یا مدیران و اعضای شرکت،
دو نسخه مصداق شرکت‌نامه و اساس‌نامه
نوشته‌ای به امضا مدیر شرکت که در آن تعهد پرداخت تمام سرمایه سهامی و پرداخت‌های واقعی یا لااقل ثلث آن سرمایه تعیین شده باشد.
سواد مصدق از تصمیمات مجمع عمومی که مواردی را در مواد40 ، 41 و 44 ذکر کرده است،
نوشته‌ای به امضا مدیر که نشان دهنده پرداخت همه سرمایه نقدی شرکاء ضامن بوده و همه سرمایه غیر نقدی که با تعیین قیمت حصه‌های غیر نقدی تسلیم شده از ضمائم شرکت‌های مختلط سهامی هستند
در شرکت‌های مختلط غیرسهامی یک نسخه مصدق از اساس‌نامه (اگر موجود باشد) و اسامی شریک یا شرکا ضامن که سمت مدیریت را داشته جز ضمائم اظهارنامه هستند
ضمائم اظهارنامه شرکت‌های تعاونی
رسید سرمایه
صورت جلسات مجمع عمومی و انتخاب هیات مدیره و تایید آنان
اساس نامه
نسخه‌های مصدق از شرکت‌نامه و اساس‌نامه در صورت موجود بودن
شرکت‌نامه حاوی مشخصات شرکت
در صورت وجود هرگونه سوال در ارتباط با دستورالعمل اجرایی گردش اظهارنامه صادراتی این مقاله را مطالعه کنید.
جریان ثبت در شرکت‌ها چگونه است؟
با تسلیم و ثبت تقاضانامه در دو نسخه با ضمائم، یکی از آن نسخه‌ها در پرونده ضبط شده و مندرجات آن نیز در دفتر مخصوص ثبت شرکت‌ها قرار گرفته و نسخه دیگر نیز با قید تاریخ و شماره ثبت امضا و مهروموم به تقاضاکننده تسلیم می‌گردد.
برای ثبت شرکت‌نامه در دفتر مخصوص، موسسین شرکت یا هیات مدیره یا صاحبان امضا، آن را امضا کرده و شرکت نامه به عنوان دفتر ثبت اسناد در دفترخانه اسناد رسمی ثبت شده و محفوظ می‌ماند، و اینگونه رسمیت آن شناخته می‌شود.
طبق ماده پنجم اصلاح آیین نامه ثبت شرکت‌ها « اداره ثبت شرکت‌ها در تهران» و «اداره ثبت شرکت‌ها در شهرستان» برای ثبت شرکت‌نامه قائم مقام دفتر خانه‌های رسمی می‌باشند.
بعد از این مرحله در دفتر جداگانه باید خلاصه وضع شرکت، ملحض مفاد شرکت‌نامه و اساس‌نامه به همراه شماره ردیف ثبت شرکت در صفحه متعلق به همان شرکت ثبت شود. همچنین ضروری است که هر دو دفتر با اصل شرکت‌نامه توسط تقاضاکننده تطابق پیدا کرده و تصدیق مطابقت آن به تایید برسد.
مرحله آخر انتشار شرکت نامه می باشد که طبق ماده197 قانون تجارت، اعلان خلاصه شرکت‌نامه و منضمات آن در ظرف یک ماه اول تشکیل هر شرکت بوده و طبق ماده6 خلاصه و منضمات باید توسط اداره ثبت محل در روزنامه‌های رسمی کشور و یکی از جراید کثیرالانتشار مرکز اصلی شرکت و به خرج مدیران شرکت انتشار یابد.
خلاصه آگهی شده در روزنامه های رسمی طبق ماده 7 قانون تجارت شامل موارد زیر هستند:
نمره و تاریخ ثبت شرکت
مقدار سرمایه
اسامی مدیر یا مدیران و موسسین شرکت
تاریخ شروع و پایان شرکت
نام شرکت
موضوع شرکت، مرکز و سایر مشخصات آن
نکات مهم: برای آگهی میزان سرمایه، تشخیص مقداری که از آن پرداخت شده و مقداری که شرکاء پرداخت آن را به عهده گرفته اند، لازم و ضروری است. در شرکت‌های تضامنی و مختلط علاوه بر اسامی مدیران، اسم‌های شرکاء ضامن نیز باید منتشر شود.
در صورت وجود هرگونه سوالی در تمامی مراحل ثبت اسناد و ضمائم اظهارنامه کارشناسان ایمن تجارت کارآمد پاسخگوی شما خواهند بود.
