در مراحل ترخیص پیش فاکتور برای انجام ثبت سفارش خارجی و اخذ مجوزهای ورود و افتتاح اعتبار اسنادی لازم است

  • سیاهه تجاری /فاکتور  commercial invoice

در فاکتور نام و نشانی خریدار و فروشنده – تاریخ و شماره سفارش

مشخصات کامل کالا

قیمت واحد هر کالا و قیمت نهایی با توجه به شرایط حمل

شرایط پرداخت : نام متقاضی اعتبار باید در فاکتور بخورد و مبلغ اعتبار از مبلغ گشایش اعتبار نباید تجاوز کند

شماره و علائم بسته ها

وزن و یا کمیت محموله

نام کشتی اگر معلوم باشد

کشور مبدا کالا

بنادر بارگیری و تخلیه ئ یا محل تحویل کالا به حمل کننده

کرایه حمل و هزینه بیمه به تفکیک

در برخی مواقع به موجب مقررات کشور وارد کننده ، سیاهه تجاری را اتاق بازرگانی کشور صادر کننده گواهی و امضا می کند و فروشنده از کنسولگری کشور وارد کننده صحت امضا را بررسی می کند . چنانچه سیاهه گمرکی معتبر باشد حقوق و عوارض گمرکی بر اساس قیمت درج شده در فاکتور محاسبه می شود .

  • گواهی مبدا certificate of origin

گواهی مبدا کشور تولید کننده کالا را مشخص می کند و معمولا اتاق بازرگانی کشور صادر کننده ، آن را تنظیم می کند و حاوی اطلاعاتی در مورد کالای مزبور و دارای مهر و امضا اتاق می باشد . با یک شماره مسلسل (دستی – چاپی) گواهی های بازرسی از هم متمایز می شوند

گواهی مبدا در تعرفه ترجیحی کاربرد دارد برای اخذ حقوق ورودی یا معافیت حقوق ورودی

طبق ماده 25 قانون گمرکی کشوری که ضابطه تغییر اساسی کالا در آن باشد می شود origin

گاهی اتفاق می افتد که کالای ساخت کشوری ، در کشور دیگر فروخته می شود ، بنابراین تنها سندی که نشان دهنده ی اصالت ساخت کالایی در کشور  مورد نظر می باشد ، گواهی مبدا است .

گواهی بازرسی کالاinspection certificate

این گواهی ها را موسسه های بازرسی بین المللی که آنها را بانک مرکزی تائید می کند، صادر می کند .

کالاهای استاندارد اجباری گواهی بازرسی می خواهند .

  • بارنامه

بارنامه مهمترین سند حمل است و به نوعی سند مالکیت کالا است و در زمان ادعای خسارت از شرکت بیمه مورد استفاده قرار می گیرد . توسط شرکت حمل و نقل صادر می گردد

راهنامه waybill برای محموله های زمینی و هوایی استفاده می گردد و قابل انتقال نمی باشد یعنی مالکیت آن قابل انتقال نیست

  • ترخیصیه

حواله نامه ترخیص کالا که به موجب آن صاحب مال یا وکیل او از گمرک کالا را تحویل می گیرد این سند را شرکت حمل و نقل می دهد . و ترخیصیه بدین معناست که بدهی ای به شرکت حمل و نقل نداریم

قبض انبار را نیز شرکت حمل و نقل می دهد و به ازای هر پارتی بار قبض انبار صادر می گردد .