گردش اظهارنامه صادراتی در چندین مرحله انجام می شود که عبارتند از:

مرحله اول: ورود اطلاعات

تاجر باید به بخش ورود اطلاعات مراجعه کند و سپس فرم اولیه اظهارنامه را دریافت و تمامی اطلاعات مورد نیاز را در آن وارد کرده و به کارشناسان حاضر در اداره گمرک ارائه دهد. پس از این مرحله، اظهارنامه به سیستم وارد می شود. یک نکته مهم اینکه ارزش کالا و وجوهی را که خود محاسبه نموده باید به صورت مجزا و به تفکیک در ظهر اظهارنامه مربوط به وارد کننده درج شود. در این صورت باید به کدهای مندرج در جزوه (سند واحد اداری (s.a.d) ) توجه شود. اعداد و ارقام وارد شده باید با ارقام محاسبه شده بوسیله کامپیوتر یکسان باشد.

در صورتی که محاسبات با سایر اطلاعات وارد شده در سیستم مغایرتی داشته باشد، باید قبل از شروع مرحله بعدی، این اختلافات مشخص و رفع گردد. سیستم می تواند کنترل مشخصات صاحب کالا و اعتبار کارت بازرگانی را در بگیرد. با ورود شناسه کالا در سیستم و کد اسناد و مجوزهای لازم برای صدور آن کالای خاص در خانه 44 اظهارنامه وارد می شود. تمامی این کدها باید توسط کارشناسی تطبیق اسناد، بررسی شود تا اظهارنامه نیز به آن ضمیمه شده باشد.

پس از ورود اطلاعات و هزینه های متعلقه به کالا، کاربر اظهارنامه موجود در سیستم را با استفاده از رایانه خود و رایانه مرکزی کنترل و تائیدیه را دریافت می کند. در این صورت باید اظهارنامه در رایانه کاربر و رایانه مرکزی ذخیره شود. شماره ذخیره محلی توسط کاربر در قسمت بالای اظهارنامه یادداشت می شود. رایانه مرکزی ضمن ذخیره نمودن اظهارنامه، شماره ذخیره در سرور  را در خانه شماره 7 قرار می دهد.

در هر یک از مراحل تشریفات گمرگی، اظهارنامه توسط این شماره عطف و کد اظهار کننده فراخوانی و عملیات لازم بر روی آن بررسی می شود. با اتمام این مرحله، اظهارنامه چاپ و به ضمیمه اظهارنامه دستی به تاجر تحویل داده می شود تا پس از مقابله و کنترل، امضاء شود.

اگر در این مرحله مشکل و یا مغایرتی مشاهد شد، کاربر با شماره ذخیره محلی، اظهارنامه را فراخوانی و نسبت به اصلاح آن اقدامات لازم را انجام می دهد. پس از کنترل محلی که توسط سرور صورت می گیرد، اظهارنامه قبلی از رایانه محلی خود حذف و اظهارنامه جدید اصلاح شده جایگزین آن می شود.

مرحله دوم: پذیرش اظهارنامه  

بر اساس کدهای مندرج در متن اظهارنامه، متقاضی باید اظهارنامه چاپی و اظهارنامه دستی را همراه با اسناد و مجوزهای مورد نیاز و همچنین فیش بانکی برای رسیدگی به قسمت پذیرش اظهارنامه ارائه کند. در این مرحله اسناد اظهار از نظر تعلق به اظهار کننده بررسی می شود که مسئولیت صحت مندرجات اسناد و مدارک تسلیمی و کامل بودن آنها بر عهده تاجر است.

پس از فراخوانی اظهارنامه از رایانه مرکزی و ثبت کوتاژ، اگر مندرجات متن اظهارنامه با اطلاعات موجود در رایانه مرکزی تطابق داشته باشد، سیستم نسبت به تخصیص یک شماره تحت عنوان شماره ثبت اظهارنامه (کوتاژ) عمل می کند. در غیر این صورت، باید اظهارنامه برای اصلاح یا تکمیل به اظهارکننده داده شود. متقاضی نیز موظف است تا به واحد ورود اطلاعات مراجعه کند و اصلاحات لازم در اظهارنامه را انجام و یک چاپ جدید تهیه و استفاده کند. از تاریخ پرداخت مبالغ، کالاهای تعیین شده در اظهار نامه، اظهار شده تلقی خواهند شد.

تاجر تا قبل از دریافت کد ثبت به اظهارنامه توسط سیستم، می تواند تغییرات یا اصلاح اظهارنامه را انجام دهد. پس از پذیرش اظهارنامه تمامی مدارک و اسناد ارئه شده (به استثناء فیش بانکی) به اظهارنامه ضمیمه و تایید می شوند. سپس کد ثبت در محل مربوطه (قسمت (الف) اظهارنامه چاپی) به طور دستی وارد و اظهارنامه تنظیم شده (به عنوان پروانه صادراتی) همراه با سایر مدارک اسناد به منظور انجام کنترلهای گمرکی به قسمت ارزیابی فرستاده می شود.

مرحله سوم: کنترلهای گمرکی

در این مرحله ارزیابی فیزیکی کالا انجام می شود و پس از ارزیابی، کارشناس ارزیاب نسبت به اظهارنامه و ظهر نویسی اظهارنامه (یا پروانه گمرکی) اقدامات لازم را انجام می دهد. سپس رئیس متن اظهارنامه را امضاء و آن را به کارشناس سرویس ارزیابی صادرات تحویل می دهد. رئیس سرویس ارزیابی توسط شماره عطف و کد اظهار کننده که در متن اظهارنامه نوشته شده و یا از طریق شماره ثبت اظهارنامه، آن را فراخوانی و با استفاده از رایانه آن را ارزیابی می کند. سپس کد ارزیابی تعیین شده را توسط سیستم نیز به صورت دستی در محل مربوطه (قسمت (ب) اظهارنامه) وارد و اظهارنامه را امضا می کند.

در صورتی که عملیات ارزیابی باعث تغییر در اظهارنامه گردد، رئیس سرویس ارزیابی یا کارشناس مربوطه نسبت به اصلاح اظهارنامه قبلی که منجر به ایجاد اظهارنامه جدیدی شده است، اقدامات لازم را انجام می دهد.

پس از اصلاحیه یا اظهارنامه متمم آن را در یک نسخه چاپ و برای دریافت امضاء و پرداخت تفاوت آن به تاجر تحویل داده خواهد شد. رئیس سرویس ارزیابی، اظهارنامه نهایی اصلاح شده را به صورت سیستمی ارزیابی می کند.

 مرحله چهارم: پرداخت و ترخیص

اظهارنامه توسط رئیس ارزیابی، به صورت سیستمی بررسی و امضا می شود و سپس به همراه پروانه گمرکی ظهر نویسی شده و فیش بانکی به صندوق تحویل داده می شود. در این مرحله صندوقدار باید ابتدا اظهارنامه مربوطه را از سیستم فراخوانی و مبلغ فیش ارائه شده را با مبلغ محاسبه شده توسط سیستم در خانه 47 اظهارنامه مقایسه کند. در صورتی که هیچ مشکلی در آن نباشد، تایید شده و سپس رسید صندوق را بر اساس اطلاعات مندرج در خانه های اظهارنامه در رایانه تکمیل، کنترل و تائید می کند. پس از آن فیش بانکی از اسناد جدا و نسبت به چاپ پروانه گمرکی اقدام می شود. شماره کوتاژ اظهارنامه در ظهر فیش درج می شود که این کار برای برقراری ارتباط بین فیش اظهارنامه است.

مسئول صندوق پروانه چاپ شده را مهر و امضاء می کند. در پایان شماره اظهارنامه و فیش بانکی در دفتر مربوطه وارد و با اخذ رسید، به صاحب کالا تحویل داده می شود.

شرکت بازرگانی ایمن تجارت کارآمد ارائه دهنده خدمات ترخیص کالا از کلیه گمرکات کشور