پروفرما یکی از مهم‌ترین اسناد در فرایند تجارت بین‌الملل است. در حقیقت قبل از نهایی کردن یک قرارداد تجاری لازم است شرکت‌های طرف قرارداد در مورد شرایط معامله مانند قیمت فروش، تخفیف‌ها و تاریخ تحویل مذاکره کنند. پس از پایان مذاکرات در این خصوص مواردی از این دست پیش نویش اولیه از فاکتور برای خریدار ارسال می‌شود. در این پیش نویس لیست محصولات و خدمات قابل ارائه در معامله تعیین می‌شود. این سند که به عنوان یک قرارداد آزمایشی ثبت می‌شود با نام پیش فاکتور شناخته می‌شود.
به طور خلاصه پروفرما یا پیش فاکتور سندی است که توسط فروشنده صادر می گردد و مندرجات آن شامل نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد کالا و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما، مبدا کالا است. با توجه به اهمیت Proforma در فرایند تجارت بین الملل و انجام تشریفات گمرکی نظیر ترخیص کالا، هدف ما در این مقاله توضیح معنای پروفرما، اهمیت و کاربرد آن است. تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.
پروفرما یا اینویس چه زمانی صادر می شود؟
بعد از پرسش پروفرما چیست؟ مهم‌ترین سوال این است که پروفرما یا اینویس چه زمانی صادر می شود؟ ذر پاسخ باید گفت که پیش فاکتور زمانی صادر می‌شود که فروشنده در مورد مقدمات فروش با خریدار صحبت کرده است اما نمی تواند برای ارسال فاکتور رسمی اقدام کند زیرا جزئیات نهایی معامله هنوز توسط خریدار تأیید نشده است. یک پیش فاکتور می تواند صادر شود تا خریدار بداند دقیقا چه انتظاری از فروشنده دارد.
اینویس چیست؟ تفاوت پروفرما اینویس و اینویس کدام است؟
در این قسمت از مقاله می‌خواهیم به سه پرسش متداول پاسخ دهیم. سوال به این صورت است: Invoice چیست؟ تفاوت پروفرما اینویس و اینویس چیست؟ و پرسش آخر این است که هر یک شامل چه اطلاعاتی هستند؟ گاهی ممکن است اینویس و پروفرما اینویس به اشتباه یکسان در نظر گرفته شوند. در رد این موضوع می‌توان مهم‌ترین تفاوت این دو سند را به این صورت بیان کرد که پروفرما اینویس یک سند رسمی نیست در حالی که اینویس رسمیت نداشته و با هدف ارائه اطلاعات اولیه بین طرفین معامله صادر می‌شود. در حالی که اینویس قابلیت پیگیری دارد و پرداخت مبلغ خرید با توجه به این سند انجام می‌شود.
به طور کلی پروفرما اینویس شامل اطلاعات زیر است:
- برآورد قیمت
- توضیحات محصول و کیفیت
- مقدار محصول
- روش پرداخت
- زمان تحویل مورد انتظار
- ORIGIN– کشور سازنده کالا
- VALIDITY– تاریخ اعتبار پروفرما
در حقیقت خریدار و فروشنده پس از تایید شرایط درج شده در پروفرما اینویس نسخه نهایی (اینویس) را تعریف و برای انجام پروسه مالی و قانونی خرید و فروش مورد استناد قرار می‌دهند. به طور خلاصه اینویس شامل اطلاعات زیر است:
- شماره و تاریخ پرفورما در واقع تاریخ صدور پروفرما توسط فروشنده
- نام و آدرس کامل خریدار و فروشنده
- مشخصات کامل کالا شرح کیفی و کمی و تعداد و مقدار و وزن خالص و ناخالص و ذکر شماره تعرفه گمرکی کالا
- مبلغ پروفرما با ذکر نوع ارز، تفکیک قیمت خالص کالا ،قیمت بسته بندی، ابعاد و قیمت حمل کالا
- نحوه خرید طبق اینکوترمزEXW,FCA,FAS,FOB,CFR,CIF
- مبدا و مقصد نهایی کالا ذکر کشور و شهر و بندر
- زمان تحویل کالا و تعیین تکلیف راجع به حمل به دفعات PARTIAL SHIPMENT
- وسیله حمل کالا و تعیین تکلیف راجع به انتقال کالا از وسیله ای به وسیله ی دیگر TRANSHIPMENT
- نحوه پرداخت وجه کالا حواله،برات،اعتبار اسنادی TERMS OF PAYMENT
- مسائل مربوط به بازرسی بین المللی کالا یا توضیح در مورد محدوده زمانی و موضوع بازرسی کالا در مبدا حمل و تعیین تکلیف در مورد هزینه
- کشور سازنده کالا COUNTRY OF ORIGIN
- مهلت اعتبار پروفرمVALIDITY OF PROFORMA
- مسئله آموزش و یا خدمات پس از فروش
- توافق بر سر تضمینات ریالی مانند ضمانت نامه حسن انجام کار و قید مبلغ مربوطه
- اسناد مورد درخواست خریدار و کواهی های لازم مانند لیست بسته بندی و شرایط گواهی مبدا
همانطور که مشاهده می‌کنید؛ پیش فاکتور به عنوان سندی تعریف کرد که شرح دقیقی از مواد ارسال شده یا ارسال شده و قیمت آنها را ارائه می دهد که توسط صادرکننده/تامین کننده به درخواست واردکننده/خریدار قبل از ثبت سفارش صادر شده است. در حالی که اینویس دقیقاً مانند پیش فاکتور نیست که فقط برای ارائه اطلاعات استفاده شود ، بلکه سند رسمی است که تمامی پرداختی ها طبق آن صورت خواهد گرفت.
مزایای پروفرما اینویس چیست؟
همانطور که گفته شد نسخه پروفرما اینویس حاوی اطلاعاتی است که در ادامه فرایند خرید کالا بسیار تاثیرگذار خواهد بود. مزایای پروفرما اینویس را می‌توان به این صورت ذکر کرد:
- تخمین هزینه های مورد انتظار توسط فروشنده
- تاریخ تحویل سفارش
- شفافیت معامله جهت جلوگیری از هر گونه سوءتفاهم
- ایجاد فرصت مذاکره در خصوص شرایط قرارداد پیش از ارائه اینویس نهایی
- جلوگیری از بروز اختلافات در زمان تحویل کالا
- تسهیل و تسریع تجارت
نمونه پروفرما
همانطور که گفته شد فاکتور proforma یک پیش فاکتور اولیه است و مانند هر فاکتور دیگری، این فاکتور باید شامل فهرستی از اقلام و هزینه ها باشد. با این حال، از آنجایی که این سند لزوماً فرم نهایی اینویس نیست بهتر است در مفاد آن توجه شود. در این قسمت نمونه پروفرما اینویس را مشاهده می‌کنید.
چنانچه قصد عقد قرارداد بین‌الملل و واردات کالا را دارید، شرکت بازرگانی ایمن تجارت کارآمد شما را در یافتن بهترین ، باکیفیت‌ترین و کم هزینه‌ترین منبع تامین کالا راهنمایی می‌کند. کارشناسان ما همچنین در تنظیم پیش فاکتور و عقد قرارداد نیز خدمات ارزنده ای به شما ارائه خواهند داد.
مشاوره در تهیه پروفرما اینویس
پس از انجام مکاتبات و مذاکرات بین خریدار و فروشنده و نهایی شدن شرایط معامله فروشنده پروفرما اینوییس صادر می کند. پروفرما اولین سند معامله بین المللی است که شرایط معامله در آن ذکر شده است. از این سند در مراحل مجوز ثبت سفارش، گشایش اعتبار اسنادی، ترخیص کالا استفاده می شود.
فاکتور بر اساس اطلاعات موجود در پروفرما صادر می گردد، بنابراین آشنایی با اصطلاحات پروفرما بسیار اهمیت دارد، حال که با نمونه پروفرما آشنا شدید، بهتر است برای تهیه پروفرما با مشاوران و متخصصین این حوزه نیز مشورت نمایید. برای این موضوع کافیست از مشاورین شرکت بازرگانی ایمن تجارت کارآمد مشاوره بخواهید.
ثبت قرارداد تجاری بین الملل با شرکت بازرگانی ایمن تجارت کارآمد
تبیین Proforma یا پیش فاکتور معامله قبل از تعیین مفاد قرارداد اصلی خرید و فروش موجب تسریع روند عقد قرارداد تجاری خواهد شد و به خریدار و فروشنده اجازه می دهد تا قبل از انجام رسمی معامله، در خصوص شرایط معامله به توافق برسند.
اگر شما نیز به فکر گسترش کسب و کار بین المللی خود هستید باید راه‌هایی برای تسریع، تصحیح و بهبود فرآیندهای تجارت خود باشید. در این مسیر علم به دانش روز، تغییرات قانون و استفاده از تجربه افراد متخصص بسیار تاثیرگذار است.
متخصصین ما در شرکت بازرگانی ایمن تجارت کارآمد خدمات ارزنده ای در حوزه ترخیص کالا، عقد قرارداد بین المللی، انجام مذاکرات و تهیه پروفرما و اینویس، منبع یابی و سورسینگ کالا، حمل و نقل کالا، و بازرسی و تعیین کیفیت کالا ، به شما تجار و بازرگانان کشور ارائه می‌نماید. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره بازرگانی تخصصی با کارشناسان ما تماس بگیرید. تیم حرفه ای ایمن تجارت کارآمد در تمام مسیر همراه شما خواهد بود.
پروفرما چیست؟
پروفرما یا پیش فاکتور سندی است که توسط فروشنده صادر می گردد و مندرجات آن شامل نام و نشانی فروشنده و خریدار، نوع، مقدار و تعداد کالا، قیمت واحد کالا و قیمت کل، شرایط پرداخت، زمان تحویل کالا، مدت اعتبار پروفرما، مبدا کالا است.
پروفرما یا اینویس چه زمانی صادر می شود؟
پیش فاکتور زمانی صادر می‌شود که فروشنده در مورد مقدمات فروش با خریدار صحبت کرده است اما نمی تواند برای ارسال فاکتور رسمی اقدام کند زیرا جزئیات نهایی معامله هنوز توسط خریدار تأیید نشده است.
تفاوت پروفرما اینویس و اینویس کدام است؟
پروفرما اینویس یک سند رسمی نیست در حالی که اینویس رسمیت نداشته و با هدف ارائه اطلاعات اولیه بین طرفین معامله صادر می‌شود. در حالی که اینویس قابلیت پیگیری دارد و پرداخت مبلغ خرید با توجه به این سند انجام می‌شود.
آیا پرداخت پیش فاکتور ضروری است؟
خیر، هنگامی که فروشنده یک پیش فاکتور صادر می کند، نیازی به پرداخت نیست.
آیا می توانم تغییراتی در پیش فاکتور ایجاد کنم؟
بله، پیش فاکتور می تواند هر چند بار که لازم باشد تا زمانی که خریدار و فروشنده به توافق برسند، بازنگری شود.
وضعیت حقوقی پیش فاکتور چگونه است؟
محدوده و مدت زمان اعتبار پیش فاکتور متفاوت است. با این حال، این سند معمولا بین 30 تا 90 روز معتبر است. پس از اتمام مدت اعتبار، باطل می شود.
آیا فروشنده می تواند فاکتور Pro Forma را لغو کند؟
بله، پیش فاکتور ضرورت اجرایی ندارد.این سند یک درخواست واقعی برای پرداخت نیست و تنها این جزئیات اولیه قرارداد را تعیین می‌کند.