برای اینکه تجارت موفقی داشته باشید باید به خوبی با اصطلاحات دنیای بازرگانی آشنا باشید. پکینگ لیست (Packing List) یکی از اصطلاحاتی است که در این حوزه بسیار مورد استفاده قرار می گیرد. یکی از مهم ترین مدارکی که برای حمل و نقل بین المللی کالاها به آن نیاز خواهید داشت، پکینگ لیست یا لیست عدل بندی است. این مقاله قصد دارد تا تاجران و بازرگانان نوپا را با معنا و مفهوم پکینگ لیست و اهمیت آن در بحث حمل و نقل بین المللی آشنا کند. بعد از مطالعه این مطلب و آشنایی با پکینگ لیست، امور تجاری خود را راحت تر و با دانش بالاتری انجام خواهد داد.
پکینگ لیست (Packing List) چیست؟
پکینگ لیست یا برگه بسته‌بندی به سندی گفته می‌شود که لیست کامل اقلام موجود در یک بسته بندی را نشان می‌دهد. این لیست تمامی اطلاعات مورد نیاز درباره بسته از جمله وزن، تعداد اقلام موجود در جعبه و ابعاد آنها را نمایش می‌دهد. این اطلاعات باعث می‌شوند تا امنیت بسته بندی حفظ شود. همچنین خریدار یا گیرنده بسته تمامی داده‌ها را با اقلام موجود در بسته مطابقت می‌دهد تا از رسیدن محموله مورد نظر مطابق با سفارش اطمینان کسب کند. پکینگ لیست یک سند بین المللی است که می‌توان در کنار فاکتور تجاری ارائه نمود. در نظر داشته باشید که پکینگ لیست نمی‌تواند جایگزین فاکتور تجاری شود. در زبان فارسی پکینگ لیست، به اصطلاح «صورت عدل بندی» نیز شناخته می‌شود. بنابراین اگر با چنین اصطلاحاتی روبرو شدید بدانید که تفاوتی با هم ندارند و یکی هستند. همچنین پکینگ لیست با عناوینی همچون صورتحساب بسته، دفتر تحویل، لیست حمل و نقل، لیست مشتری و برگه بسته بندی نیز خوانده می شود.اهمیت استفاده از پکینگ لیست در حمل و نقل بین المللی کالا
استفاده از پکینگ لیست هنوز در گمرک بسیاری از کشورها برای حمل و نقل زمینی، هوایی یا دریایی محموله‌های بازرگانی به عنوان یک قانون اجباری اعمال نمی شود اما استفاده از آن در بحث حمل و نقل بین المللی اهمیت بالایی دارد. از این سند می‌توانید به جای مدرک بارنامه استفاده کرده یا از طریق آن برای دریافت بارنامه بین المللی اقدام کنید. همچنین اطلاعات ثبت شده در پکینگ لیست برای اثبات بارنامه داخلی مفید است. با درج جزئیات محموله در این لیست شناسایی و ردیابی اطلاعات مختلف، شمارش بارنامه ها، گزارش جزئیات به بخش صادرات، اطلاعات الکترونیکی در سیستم صادرات راحت می‌شود. همچنین اگر کالای صادراتی شرایط ویژه‌ای دارد، با ذکر این موارد در لیست عدل‌بندی می‌توان امنیت حمل کالا برای محموله را بالاتر برد.پکینگ لیست چه اطلاعاتی را شامل می‌شود؟
تهیه لیست عدل بندی ضروری بوده و تهیه آن به سهولت فرایند حمل و نقل بین المللی کمک می‌کند و روند کار را سرعت می‌بخشد. پکینگ لیست جزئیات زیادی را از اقلام موجود در بسته در اختیار طرفین معامله قرار می‌دهد که به نحوی در حمل‌ونقل، نظارت و تحویل بار نقش دارند. این اطلاعات شامل موارد زیر می‌شوند:- ثبت وزن خالص کالای موجود در بسته‌بندی به همراه ارائه جداگانه وزن ناخالص
- ارائه نام کالا به همراه تاریخ و شماره صدور برگه
- ثبت شرح اقلام موجود در قرارداد به علاوه ثبت شماره قرارداد
- ارائه نام و آدرس فروشنده به صورت کامل
- ارائه نام، آدرس و تلفن خریدار
- ارائه نام و آدرس فرد واسطه
- ثبت شکل پرداخت اسناد به صورت اعتباری یا نقدی
- ارائه نام کشور‌های مبدا و مقصد محموله
- ثبت شماره LC در زمان انجام خرید به صورت اعتبار اسنادی
مزایای استفاده از پکینگ لیست چیست؟
پکینگ لیست اطلاعاتی را که آژانس‌‌های حمل و نقل، کارکنان گمرک و مشتریان نیاز دارند، در اختیار آنها قرار می‌دهد. همچنین این برگه‌ها راهی برای اتصال دنیای دیجیتال با فضای فیزیکی محسوب شده و حتی برای خریدهای اینترنتی هم مورد استفاده قرار می‌گیرند. این برگه‌ها اهمیت زیادی در دنیای تجارت دارند. اگرچه ممکن است سند حمل و نقل در گمرک بسیاری از کشورها اهمیت چندانی نداشته باشد و به صورت یک قانون اجباری استفاده نشود، اما مزایای خاص خود را دارد. برخی از این مزایا شامل موارد زیر می‌شوند:- اطلاعات برگه بسته بندی باعث می‌شود تا ترتیب ارسال و دریافت محصولات فیزیکی فهرست شده برای فروشندگان و خریداران تأیید شود.
- اسناد حمل و نقل به دلیل خاصیت شناسایی و ردیابی اطلاعات مختلف، به ویژه برای سفارش‌های ارائه شده در بسته بندی‌های متعدد مفید هستند.
- پکینگ لیست یا برگه بسته بندی عملکردی شبیه بارنامه دارد و می‌تواند به عنوان مدرک بارنامه استفاده شود.
- این برگه منجر به ارائه جزئیات برای بخش اطلاعات صادرات الکترونیکی در سیستم صادرات خودکار خواهد شد.
- سند مذکور به عنوان یک راهنما برای شمارش محمولهها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
- پکینگ لیست به وارد کردن اطلاعات کالاهای وارداتی توسط کارگزاران گمرک کشور مقصد کمک زیادی می‌کند.
- از این سند برای دریافت بارنامه بین المللی نیز استفاده می‌شود.
تفاوت فاکتور و پکینگ لیست چیست؟
بسیاری از افراد تفاوتی بین فاکتور و پکینگ لیست در معاملات تجاری قائل نمی‌شوند، اما باید بگوییم که این دو مفهوم با یکدیگر متفاوت هستند و نمی‌توانند به جای یکدیگر مورد استفاده قرار بگیرند. هر یک از این اسناد نقش متفاوتی در فرآیند تدارکات، لجستیک و حمل و نقل ایفا می‌کنند. عمده ترین تفاوت بین یک فاکتور و پکینگ لیست این است که فاکتورها تنها ابزاری برای بررسی امور مالی مربوط به خرید یک کالا هستند، این در حالی است که برگه های بسته‌بندی چیزی بیش از قیمت‌ها را ارائه می‌دهند. یکی از تفاوت‌هایی که می‌توانیم بین برگه فاکتور و برگه پکینگ لیست قائل شویم، این است که فاکتورها به عنوان صورت‌حساب‌هایی محسوب می‌شوند که بیش از تأکید بر دریافت کالا، روی تأیید پرداخت هزینه بار تمرکز دارند. فاکتورها به عنوان یک سند الزام آور و قانونی محسوب می‌شوند. در مقابل پکینگ لیست‌ها بیشتر به عنوان یک چک لیست مورد استفاده قرار می‌گیرند. در بسیاری از مواقع فاکتورهای تجاری بین‌المللی در کنار لیست بسته‌بندی در اختیار مشتریان قرار می‌گیرند. این کار به ارائه اطلاعات دقیق برای طرفین ماجرا بسیار مهم و ضروری است. ناگفته نماند که درج اطلاعات بسته بندی و استفاده همزمان از رسید فاکتور در کنار محموله باعث می‌شود تا کارکنان گمرک بتوانند به شکل بهتری ارزش محموله را تشخیص دهند و محاسبات مربوط به هزینه‌ها و مالیات گمرکی را محاسبه کنند. عدم مطابقت اطلاعات مندرج در هر دو سند ذکر شده می‌تواند باعث ثبت هزینه‌های گمرکی بالاتری برای فروشنده یا خریدار شود.آشنایی با نحوه دریافت و اطلاعات درج شده در پکینگ لیست برای بازرگانان
برای تهیه پکینگ لیست باید قبل از هر چیز فهرست کامل و دقیق درباره محموله ارسالی تهیه کنید. اطلاعاتی که در لیست عدل‌بندی یا Packing List قرار دارد باید با اطلاعات درج شده در فاکتور تجاری مطابقت کامل داشته باشند. توجه داشته باشید که ساختار یا الگوی مشخصی برای تهیه و تکمیل پکینگ لیست وجود ندارد؛ اما بیشتر اطلاعات در فرم‌های لیست عدل‌بندی مشترک هستند. ذکر اطلاعات مربوط به فروشنده و خریدار یکی از مهم‌ترین مواردی است که باید در برگه پکینگ لیست وارد شود. اطلاعات کامل فروشنده و خریدار شامل نام دو طرف، شماره تماس، آدرس کامل پستی و شماره فکس آنها می‌شود.چگونه یک پکینگ لیست تهیه کنیم؟
برای تهیه پکینگ لیست باید موارد متعددی را در نظر بگیرید. اگرچه ممکن است برخی اطلاعات مندرج در برگه بسته‌بندی نسبت به نوع محصول و کسب و کار مورد نظر متفاوت باشند، اما برخی از عناصر موجود در این برگه تقریباً در تمامی محمولهها ثابت هستند. از جمله این اطلاعات می توان به موارد زیر اشاره کرد:
1. اطلاعات مربوط به تماس و تاریخ
از جمله مهم‌ترین بخش‌های برگه بسته‌بندی که باید پر شود، اطلاعات اولیه بایگانی مانند اطلاعات تماس، تاریخ سفارش و اطلاعات مربوط به فاکتور است. این کار سبب می‌شود که در مواقع بروز مشکل در حمل و نقل از این برگه به عنوان یک نسخه پشتیبان استفاده شود.2. ثبت فهرست کالاها
از دیگر مواردی که باید در یک پکینگ لیست ثبت شود، فهرست اقلام ارسالی است. این کار باعث می‌شود که خریداران هنگام تحویل گرفتن محموله لیست موجود در جعبه را با برگه بسته‌بندی و سفارش خود تطبیق دهند. هرگونه کمبود در کالاها می‌تواند نشان دهد که در کدام یک از مراحل لجستیک بار، مشکل ایجاد شده است. برای مثال در برخی از موارد ممکن است که در سند بسته بندی نام تمامی اقلام ذکر شده باشد، اما در هنگام تحویل یکی دو مورد از اقلام در بسته موجود نباشند. در چنین شرایطی می‌توان تخمین زد که در یکی از مراحل حمل و نقل بعضی از اقلام مفقود شده‌اند.3. فهرست اقلام موجود در انبار
در بسیاری از برگه‌های بسته‌بندی علاوه بر فهرست اقلام ارسال شده، فهرستی هم از کالاهایی که هنوز در انبار موجود هستند و قابلیت ارسال دارند، ارائه می‌شود. اگرچه این مورد کارایی چندانی ندارد، اما در صورت وقوع قطع ارتباط بین فروشنده و خریدار می‌تواند اطلاعات کافی را در اختیار دریافت‌کننده کالا قرار دهد.4. مقدار اقلام
در پکینگ لیست ایجاد یک ستون کمیت ضروری است. این کار باعث می‌شود که طول برگه بسته بندی کاهش پیدا کند. همچنین توجه به این مورد در مواقعی که سفارش در تعداد بالا انجام شده است، کاربردی خواهد بود و باعث می‌شود که برگه بسته‌بندی زیاد طولانی نشود. ثبت مقدار اقلام برای خریدارانی که بیش از یک مورد کالا را سفارش داده‌اند کاربرد بیشتری دارد.سوالات متداول
پکینگ لیست در تجارت بین‌المللی چیست؟
پکینگ لیست فهرست جزئیاتی است که اقلام و بسته بندی‌های موجود در یک محموله صادرات یا واردات را به صورت دقیق مشخص می‌کند.
چرا پکینگ لیست در تجارت بین‌المللی اهمیت دارد؟
پکینگ لیست به تعیین و جلوگیری از هرگونه اشتباه در بسته‌بندی، حمل و نقل و تخمین دقیق هزینه‌های مربوط به محموله کمک می‌کند.
چگونه می‌توان یک پکینگ لیست برای تجارت بین‌المللی تهیه کرد؟
برای تهیه پکینگ لیست، باید اقلام موجود در هر بسته را به همراه تعداد، وزن، ابعاد و مشخصات دیگر آنها به دقت ثبت کرد.
آیا پکینگ لیست برای صادرات و واردات متفاوت است؟
بله، پکینگ لیست برای صادرات و واردات متفاوت است و به توجه به مقررات و استانداردهای مربوطه هر کشور تنظیم می شود.
آیا باید پکینگ لیست به زبان مقصد ترجمه شود؟
بله، بهتر است پکینگ لیست به زبان مقصد ترجمه شده و در صورت نیاز ارائه شود.
چه تاثیری از دقت در تهیه پکینگ لیست در ارسال محموله دارد؟
دقت در تهیه پکینگ لیست می‌تواند به جلوگیری از هرگونه تاخیر یا مشکلات در راه ارسال محموله کمک کند و اعتماد مشتریان را به شرکت شما افزایش دهد.
آیا پکینگ لیست می‌تواند در روند گمرکی نیز موثر باشد؟
بله، پکینگ لیست می‌تواند در روند گمرکی نقش مهمی ایفا کند و به دقت و صحت اطلاعات کمک کند که موجب تسریع در روند گمرکی می‌شود.
آیا باید به توصیه‌های بسته‌بندی برای هر کشور توجه کرد؟
بله، باید به توصیه‌ها و مقررات بسته‌بندی هر کشور توجه کرد و پکینگ لیست را مطابق این توصیه‌ها تنظیم کرد.
