اینویس invoice چیست ؟ (فرم خام اینویس)

ایمن تجارت کارآمد به عنوان کارگزار رسمی گمرک و مشاور بازرگانی، در این زمینه خدماتی شامل سورسینگ، ثبت سفارش ترخیص کالا، اخذ ارز نیمایی، اخذ مجوز استاندارد و حمل و نقل را انجام می‌دهد اگر قصد واردات و ترخیص کالایی را دارید می‌توانید با کارشناسان ایمن تجارت کارآمد تماس بگیرید.

ضرورت دریافت فاکتور invoice  چیست؟

تهیه اینویس invoice برای انجام معاملات تجاری یک اقدام الزامی است. اگر بازرگانان هنگام ارسال محموله‌های صادراتی با شرکت‌های حمل و نقل بین‌المللی زمینی قرارداد امضا کنند، اما اینویس invoice تهیه نکنند، ممکن است با پرداخت جریمه یا خسارت مواجه شوند. ارزش دقیق محموله و اعتبار معامله تنها با استفاده از این سند تجاری قابل اثبات است. علاوه بر این، خریداران تنها در صورتی که اینویس invoice موجود باشد، به اطلاعات دقیقی مانند وزن، تعداد و ارزش واقعی کالاها دسترسی خواهند داشت. بنابراین، تنظیم اینویس invoice قبل از عقد قرارداد برای خریداران از اهمیت بالایی برخوردار است.

نقش اینویس invoice در ترخیص کالا

هنگام ترخیص کالا از گمرک، گمرک‌بان موظف است مدارک مورد نیاز ترخیص کالا را از واردکننده یا صادرکننده درخواست کند. یکی از این مدارک، اینویس invoice است. گمرک‌بان پس از بررسی اطلاعات اینویس invoice، ارزش کل معامله را مشخص می‌کند و سپس حقوق و عوارض گمرکی را بر اساس این ارزش محاسبه می‌کند.

اگر اینویس invoice به درستی ارائه نشود یا ناقص باشد، گمرک ممکن است از ترخیص کالا جلوگیری کند. علاوه بر این، در صورت ترخیص کالا با اینویس نادرست، واردکننده یا صادرکننده ممکن است جریمه شود. بنابراین، واردکنندگان و صادرکنندگان باید از اهمیت اینویس آگاه باشند و دقت لازم را در تکمیل آن داشته باشند.

اینویس invoice نقش‌های مهمی در ترخیص کالا از گمرک ایفا می‌کند. نخستین نقش آن مبنای محاسبه حقوق و عوارض گمرکی است که بر اساس ارزش معامله موجود در اینویس تعیین می‌شود. همچنین، این سند به گمرک کمک می‌کند تا کالاها و خدمات ارائه شده را شناسایی کند و کد تعرفه گمرکی (HS Code) صحیح را برای آن‌ها تعیین کند.

علاوه بر این، اینویس invoice شرایط معامله مانند پرداخت، تحویل کالا و بیمه را مشخص کرده و به گمرک این اطمینان را می‌دهد که معامله به درستی صورت گرفته است.

برای تکمیل اینویس invoice، اطلاعات فروشنده و خریدار باید به دقت وارد شود که شامل نام، نشانی، شماره تماس، شماره فکس، ایمیل و کد مالیاتی است. همچنین، لیست کالاها یا خدمات باید به طور کامل شامل نام کالا یا خدمت، کد تعرفه گمرکی (HS Code)، تعداد، قیمت واحد و ارزش کل کالا یا خدمت درج گردد.

ارزش کل معامله نیز باید با دقت محاسبه شود، به گونه‌ای که هزینه‌های حمل و نقل بین المللی کالا ، بیمه و سایر هزینه‌های جانبی در نظر گرفته شود. در نهایت، شرایط پرداخت باید به روشنی مشخص گردد که می‌تواند شامل روش‌های مختلفی همچون پرداخت نقدی، اعتباری، برات، حواله یا سایر روش‌ها باشد.

انواع اینویس invoice در واردات و صادرات

فروشندگان معمولاً از یک الگوی ثابت برای تهیه اینویس invoice استفاده می‌کنند، اما در برخی شرایط خاص و به منظور افزایش اعتبار، این سند ممکن است به درخواست خریدار تغییرات داشته باشد و به امضای اتاق بازرگانی یا سفارت و کنسولگری برسد. به همین دلیل، برای تاجران مهم است که با انواع مختلف اینویس invoice آشنا شده و ویژگی‌های هرکدام را بشناسند.

اینویس گواهی شده  (Certified Invoice)

یکی از انواع اینویس‌ها، اینویس گواهی‌شده (Certified Invoice) است. این نوع فاکتور تجاری توسط یک مرجع معتبر یا اتاق بازرگانی تأیید می‌شود، به طوری که اطلاعات درج‌شده در آن صحت سنجی می‌شود و مورد تایید قرار می‌گیرد. استفاده از اینویس invoice گواهی‌شده موجب افزایش اعتبار و صحت اطلاعات، کاهش مشکلات هنگام ترخیص کالا از گمرک و جلوگیری از کلاهبرداری و تقلب می‌شود.

این نوع اینویس invoice معمولاً در معاملات بین‌المللی، معاملات با دولت یا معاملاتی که ریسک بالایی دارند، استفاده می‌شود. برای دریافت این نوع invoice، مراحل شامل مراجعه به اتاق بازرگانی یا مرجع صادرکننده گواهی، ارائه مدارک و اطلاعات مربوط به معامله، پرداخت هزینه صدور گواهی، تأیید اطلاعات توسط مرجع و سپس صدور گواهی و الصاق آن می‌باشد.

اینویس کنسولی  (Consular Invoice)

اینویس invoice کنسولی (Consular Invoice) سند دیگری است که توسط سفارت یا کنسولگری یک کشور در کشور دیگر برای تأیید صحت اطلاعات موجود در یک فاکتور تجاری صادر می‌شود. این مدرک رسمی در موارد مختلف مانند ترخیص کالا از گمرک، معاملات بین‌المللی و مسائل حقوقی به کار می‌رود.

برای دریافت اینویس کنسولی، باید به سفارت یا کنسولگری کشور موردنظر مراجعه کرده، مدارک مربوط به معامله را ارائه داده و هزینه صدور را پرداخت کنید. پس از تأیید اطلاعات، اینویس invoice کنسولی صادر شده تحویل می‌شود.

اطلاعات مندرج در اینویس

ساختار اینویس invoice یا سیاهه تجاری به طور خاص ثابت نیست و به انتخاب تهیه‌کننده تنظیم می‌شود، با این حال، اطلاعات ذکر شده در آن باید دقیق و معتبر باشد. به طور کلی، اینویس invoice باید شامل اطلاعات مورد نیاز و بر روی کاغذی با مارک رسمی و تاریخ صدور باشد. در این بخش، به معرفی قالب استاندارد برای یک اینویس صحیح و اطلاعات الزامی که در آن باید درج شود، می‌پردازیم.

Invoice Date – تاریخ اینویس invoice: در این بخش باید تاریخ صدور اینویس invoice درج شود.	Invoice No – شماره اینویس invoice: اینویس invoice باید یک شماره مشخص (شماره مسلسل) داشته باشد که در این ردیف قرار می‌گیرد.
Shipper (seller) – فرستنده (فروشنده): فروشنده باید اطلاعاتی مانند نام شرکت، آدرس پستی و تلفن شرکت را در این بخش وارد کند.	Consignee (buyer) – گیرنده (خریدار): در این ردیف اطلاعات مربوط به خریدار، شامل نام، آدرس پستی و تلفن ذکر می‌شود.
Total Price (Currency) – قیمت کل کالا (محصول یا خدمات)	Unit Price (Currency) – قیمت واحد کالا (محصول یا خدمات)
Quantity – تعداد کالا (محصول یا خدمات)	HS Code – در صورتی که قصد صادرات کالا را دارید، کد تعرفه گمرکی یا HS Code نیز باید در اینویس invoice ذکر شود.
Description – شرح مشخص و واضح از کالا و خدمات ارائه شده	No – ردیف کالاها و خدمات ذکر شده

تفاوت بین پروفرما با invoice چیست؟

در تجارت بین‌المللی، اینویس invoice به معنای فاکتور و پروفرما (Proforma Invoice) به عنوان پیش فاکتور شناخته می‌شود. این دو سند اطلاعات مشابهی دارند، ولی تفاوت‌های عمده‌ای بین آن‌ها وجود دارد. پیشنهاد می‌کنیم مقاله پروفرما را جهت دریافت اطلاعات بیشتر درباره پیش فاکتور در تجارت بین المللی مطالعه نمایید.

یکی از تفاوت‌های اصلی این دو سند به زمان صدور مربوط می‌شود. پروفرما برای اطلاع‌رسانی به خریدار در مورد هزینه کالا و شرایط فروش تنظیم می‌شود. در این مرحله، خریدار ممکن است شرایط را قبول کند، به مذاکره بپردازد یا پیشنهادات جدیدی ارائه دهد. پس از توافقات نهایی و پذیرش شرایط، اینویس invoice صادر می‌شود. هرچند که اطلاعات موجود در این دو سند مشابه است، اما در اینویس invoice جزئیات نهایی و توافق شده معامله درج می‌گردد.

تفاوت اینویس و پکینگ لیست

اینویس invoice کالا و پکینگ لیست دو سند مجزا اما کاملاً مرتبط با هم هستند. اینویس invoice اطلاعات مربوط به کالا شامل نوع، تعداد، ابعاد، کد تعرفه گمرکی، ارزش گمرکی کالا ، ارزش کل محموله و سایر جزئیات را ارائه می‌دهد. ارائه پکینگ لیست به منظور اخذ مجوزهای صادرات و واردات کالا از کشورهای مبدا و مقصد لازم است.

سوالات متداول

جمع بندی

در این محتوا با مفهوم اینویس invoice، کاربرد آن و نکات مهمی که باید در این سند تجاری ذکر شود، آشنا شدیم. اینویس invoice به‌عنوان یک مدرک رسمی در معاملات تجاری، جزئیات دقیق کالا، شرایط پرداخت و اطلاعات مربوط به فروشنده و خریدار را ثبت می‌کند.

همچنین طراحی و تنظیم اینویس نیاز به دقت و رعایت اصول مشخص دارد تا تمامی اطلاعات لازم در آن گنجانده شود. در پایان، تفاوت‌های اصلی اینویس invoice با دیگر اسناد مرتبط مانند پکینگ لیست و پروفرما اینویس نیز توضیح داده شد.

شرکت ایمن تجارت کارآمد با ارائه خدمات جامع از صفر تا صد واردات، از جمله ثبت سفارش تا ترخیص کالا، آماده است تا تمام مراحل واردات شما را با دقت و حرفه‌ای مدیریت کند. برای دریافت اطلاعات بیشتر و استعلام کالای مورد نظر خود، می‌توانید با کارشناسان ما تماس گرفته و از مشاوره رایگان بهره‌مند شوید.