استعلام قیمت چیست؟
استعلام قیمت که به استعلام بها نیز نامیده میشود، به اقدامی گفته شده که خریدار در ازای دریافت قیمت از چند فروشنده یا تامین کنندههای مختلف، بهترین قیمت یا مناسبترین شرایط را برای خرید کالا و خدمات مورد نیاز خود به دست آورد.
در واقع استعلام قیمت به خریدار کمک میکند تا با توجه به حساسیت های امورمالی که در سازمان ها وجود دارد، بهترین پیشنهاد از تامین کنندگان واجد شرایط را انتخاب نماید.
هدف از استعلام قیمت در روند بازرگانی چیست؟
به دلیلی که در بالا ذکر شد و با توجه به حساسیتهای مالی در قسمت تدارکات هر سازمان نیاز به استعلام قیمت دارد تا بتواند به صورت معمول فرآیندها و قوانین خاصی را برای بهینه سازی خرید کالا و خدمات مورد نیاز برای تعدیل هزینهها و سایر موارد مالی را در شرکت اعمال کند.
به عنوان مثال خریدار حداقل باید از سه تا فروشنده پیشنهاد قیمت دریافت کند، در این صورت مسئول خرید وظیفه دارد به سه تامینکننده متفاوت رجوع کرده و سه استعلام با قیمتها و شرایط مورد نظر از فروشندگان و تامینکنندگان آنها دریافت کند. در آخر بهترین قیمت و شرايط پیشنهادی برای همکاری انتخاب میگردد.
تامینکنندگانی که از پیشنهاد قیمت آنها استعلام گرفته میشود، میتوانند از قبل انتخاب شده یا مسئولان خرید در سازمان و نهاد مورد نظر مستقیما با آنها در ارتباط باشند. در این صورت مسئول خرید نوع کالا یا مورد معامله، مقدار و مشخصات را به طور کامل در برگ استعلام بها تعیین میکند.
همچنین فروشندگان یا انجام دهنده کار نیز بایدحداقل بها را با مدت اعتبار بهای اعلام شده در فرم استعلام قیمت درج و تصریح نموده و با ذکر کامل نشانی خود و تاریخ امضا نمایند. مسئول خرید نیز باید ذیل برگههای استعلام قیمت را با ذکر اینکه استعلام بها توسط وی صورت گرفته و همچنین قید تاریخ و نام و نام خانوادگی و سمت خود امضا کند تا فرم شکل رسمی داشته باشد.
نحوه استعلام تعرفه گمرکی کالای وارداتی را در این مقاله بیاموزید.
منظور از فرم استعلام قیمت چیست؟
همانطور که اشاره شد فرم استعلام قیمت شامل اطلاعات و مشخصات کلی و عمومی در قالب نامه رسمی بوده که ارسال آن از طریق فکس، ایمیل، پست یا درج در نشریات انجام میشود.
چنانچه فرم حالت رسمی داشته باشد تامین کنندگان بیشتری قادر به ارائه پیشنهاد خود هستند. همینطور خریدار نیز میتواند از منظر کمی و کیفی تصمیمگیری بهتری نماید و حق انتخاب بیشتری داشته باشد.
فرم استعلام به دلیل آنکه یک سند قانونی یا دارای بار حقوقی نیست، از این رو بسته به نیازهای هر سازمان متفاوت است.
این فرم شامل سه مورد اصلی زیر است:
- مشخصات خریدار
- مشخصات دقیق نوع و مقدار کالا یا حجم خدمات مورد نیاز
- تاریخ ارائه پیشنهاد قیمت
اما در صورت نیاز هر سازمان میتوان موارد زیر را به فرم استعلام قیمت اضافه نمود:
- شرایط پرداخت وجوهات و هزینه ها توسط خریدار
- موقعیت مکانی و جغرافیایی و شرايط تحویل کالا یا ارائه خدمات
- نقشه ها و یا اطلاعات فنی و سایر اطلاعات مربوطه و مشابه آن
- تضامین مالی که توسط تامین کننده یا فروشنده باید ارائه شود.
- استانداردهای خریدار
- شرایط حمل و نقل
- معرفی دستگاه بازرسی یا نظارت
نحوه استعلام ارزش TSC گمرکی را در این مقاله بخوانید.
انواع استعلام قیمت
استعلام قیمت به دو گونه است. استعلام قیمت بر مبنای قیمت که صرفا به پیشنهاد قیمت اشاره دارد، در اصطلاح به آن RFQ گویند.
اما استعلام قیمت به همراه شرایط به معنای درخواست قیمت و شرايط ارائه آن (پروپوزال) است.
عموما برای کالاهای تحمیلی مانند پکیج تهویه صنعتی یا انجام خدمات تخصصی که علاوه بر قیمت شرایط دیگری مد نظر قرار میگیرد، کاربرد داشته و به نام RFP شناخته میشود.
استعلام قیمت RFQ و RFP چه تفاوتی دارند؟
در پاسخ به این سوال یک مثال ساده میتواند قضیه را روشنتر کند. به این صورت که اگر برای خرید ده تن سیمان تیپ پنج تحویل در محل پروژه باشد، یک RFQ برای تامینکنندگان ارسال میشود. در این حالت خریدار فقط تمایل دارد فقط کمترین قیمت پیشنهادی را دریافت و انتخاب کند.
ولی هنگامی که RFP از طرف تامینکنندگان ارسال شود، شرایط دیگری علاوه بر قیمت نظیر زمان تحویل و حدود میزان پیش پرداخت نیز مد نظر قرار میگیرد.
لازم به ذکر است که استعلام قیمت یا همان RFQ سند قانونی به حساب نمیآید، اما استفاده از آن در معاملات ضروری است.
استعلام قیمت از چه اجزایی تشکیل شده است؟
پنج جز اصلی در استعلام قیمت باید مد نظر قرار بگیرد که شامل موارد زیر است:
• موضوع استعلام: معرفی کامل و دقیق کالا یا خدمات مورد نیاز با هر مقدار و مشخصه
• شرایط ویژه: شرایطی که مد نظر خریدار بوده و در انتخاب بهترین پیشنهاد از سوی تامینکنندگان موثر است.
• تاریخ شروع و پایان: باید حتما تاریخ شروع ارسال پیشنهاد از طرف فروشندگان و تامینکنندگان و آخرین پیشنهاد از سوی آنها مشخص شود.
• پیشنهاد: پاسخی که تامینکنندگان به استعلام به عمل آمده از سوی خریدار میدهند. در صورت استعلام قیمت، پیشنهاد حاوی قیمت است. اما اگر خریدار شرایط دیگری را لحاظ کند، تامینکنندگان باید به آن شرایط نیز پاسخ دهند.
• اعلام برنده: خریدار باید طی یک مقطع زمانی بهترین پیشنهادات دریافتی را انتخاب و به عنوان برنده استعلام معرفی کند.
در هر مرحله از فرایند استعلام قیمت خرید و واردات، فروش و صادرات کارشناسان ایمن تجارت کارآمد پاسخگوی شما خواهند بود.