در این بخش چهارچوب نامه نویسی مورد بررسی قرار می گیرد.

یک نامه از 5 بخش تشکیل می شود

بخش اول: تاریخ، نام شرکت گیرنده نامه، سطر، قابل توجه، موضوع نامه

  1. نوشتن تاریخ

به سبک british english

معمولا روز را پیش از ماه قرار می دهند و به جای of از , استفاده می کنند

برای مثال:5 september, 2016

به سبک american english

معمولاماهپیش از روز قرارمیگیرد

برای مثال:september 5, 2016

  1. اسم شرکت گیرنده نامه:

نوشتن نامشرکت در مکاتبات بازرگانی نه تنها احترام به طرف مقابل است بلکه اهمیت و جایگاه رابطه کاری را نشان می دهد.

  1. قابل توجه:

در این قسمت نام شخص گیرنده نامه یا بخش سازمانی مربوطه نوشته می شود. این قسمت نامه اهمیت بالایی دارد چراکه شاید یک شرکت هزاران نامه در روز دریافت کند بامشخص شدن بخش مربوطه نامه ی شما به آن ها ارجاع داده می شود.برای اینکه بگویید فلان بخش ازواژه ی Dept استفاده نمایید

مثلا خدمات: services- بازاریابی: marketing –مالی:financial-فروش:sales – خرید: purchasing- تضمین کیفیت:quality assurance- حمل و نقل:logistics- و ...

  1. موضوع نامه:

موضوع باید چکیده متن نامه باشد و نباید در خواننده نگرشمنفی ایجادکند . برای مثال اگر شما تخفیف گرفته اید و این تخفیف شما را راضی نکرده موضوع نامه را نباید بزنید:discount,more discount,additional discount باید عباراتی که نگرش مثبت ایجاد می کند همانند  price analysis, marketanalysid, cost analysis, competetive market situation استفاده نمایید.

بخش دوم نامه در مکاتبات بازرگانی راجع به احوالپرسی است.

این بخش نشان دهنده ی تسلط شما در نامه نگاری است .

اگر نام طرف مقابل را نمی دانستید اما مذکر بود : ِDear Sir,Dear Gentlemen

اگر مخاطب مونث بود ونمی دانستید مجرد یامتاهل است و اسم او هم مشخص نبود Dear Madam

اگر نه نام و نه جنسیت شخص گیرنده نامه مشخص نبود بدین شکل می نویسیدDear Sir/Dear Madam دقت کنید or نمی زنید /  می زنید

اگر نام فرد مشخص بود ولی او را خوب نمیشناختیم پس از Dear نام خانوادگی او را می زنیم به هیچ عنوان نام کوچک یا مخفف نام کوچک او را نمی زنیم Dear Mr. Smith

اگر مخاطب نامه را خوب می شناسیم و قبلا هم ارتباط داشتیم می توانیم نام  کوچک او را بزنیمDear John

زمانی که چندین مخاطب در طرف دیگر داریم و اطلاعاتیاز آن ها نداریم ، در نامه های رسمی که برای چند مرجع فرستاده می شود از عبارت To Whom It May Concern استفاده می شود

بخش سوم در مکاتبات بازرگانی : متن اصلی نامه است

انتخاب استراتژی و لحن نامه : شما می توانید بنا برشرایط تهاجمی، میانه رو، تدافعی بنویسید

می توان بدنه نامه را به 3 قسمت تقسیم کرد:

  • پاراگراف اول مقدمه متن نامه است که باید هم تصور مثبتی در خواننده ایجاد کند هم انگیزه لازم را برای اینکه تا انتها نامه بخواند. در این پاراگراف به صورت مختصر شرکت خود را معرفی نموده و به طور مستقیم ذکر می کنید که به چه منظور نامه را نوشته اید.

We would like to introduce ourselves as a

  • پاراگراف دوم، قسمت اصلی نامه است. در این قسمت باید هدف ، منظور، تقاضای اصلی نویسنده به یک سبک رسمی با رعایت اصول گرامری و انتخاب صحیح کلمات به صورت حرفه ای نوشته شود. این قسمت باید شفاف و جامع باشد تا نیازی نباشدکه فروشنده طی چندین نامه بخواهد جزئیات را از شما بپرسد.
  • پاراگراف آخر ، پاراگراف نتیجه معروف است . این قسمت باید طوری تدوین بشود که خواننده نامه سریعا اقدام متقاضی را انجام بدهد

Do not hesitate to send the price list ,please

یا اینکه می تواند قرارهای فرد متقابل را هماهنگ کند

I look forwardto hearing from you in two days

توجه داشته باشید که در نگارش نامه های بازرگانی تعداد پاراگراف ها بین 3 تا 5 عدد باشد و تعداد کلمات متن را کنترل کنید . اگر بتوان در هر پاراگراف 2 تا 3 جمله گنجاند، خواندن راحت تر می شود. به خصوص در نامه نگاری های الکترونیکی.

  • اگر می خواهید موارد زیادی را بگنجانید از جدول استفاده کنید و یا آن ها را به نامه پیوست نمایید
  • اگر جملات شما بیش از 40 کلمه داشت آن ها را بشکنید و به چندین جمله تبدیل کنید.

بخش چهارم در مکاتبات بازرگانی: احوالپرسی انتهای نامه، نام و جایگاه نویسنده، امضا و مهر است

این قسمت با دو خط ، فاصله نسبت به قسمت قبل نوشته می شود و حالت مودبانه به نامه می دهد

رسمی : Your faithfully

نیمه رسمی: yoursincerely

غیر رسمی: best regards

در زیر این بخش نام و مقام نویسنده آورده میشود

اگر شخصی به نیابت ازشخصدیگری نامه را نوشته باشد از p.p. استفاده می کند کهابتدا نام خودش را می نویسد و سپس عبارت p.p. و پساز آن نام شخصی که از جانب اونامه را نوشته

چنانچه نامه پیوست داشته باشد از عبارت enclosureیا به اختصار Encl. Enc استفاده می کنیم. دو خط پایین تر از امضا تعداد پیوست ها و نام آن ها را می نویسیم.به طور مثال Enclosure 3

اگر می خواهید نامه محرمانهباشد در ابتدای نامهprivate and confidential می نویسید و در پاسخ به چنین نامه هایی هم باید این عبارت را بنویسید.

بخش پنجم در مکاتبات بازرگانی اطلاعات تماس است.

نوشتن اطلاعات مورد نیازضروری در انتهای ایمیل پس از نام و مقام خود : آدرس، تلفن، فکس، تلفن همراه، ایمیل،وب سایت و نامکاربری اسکایپ یا دیگر نرم افزار های ارتباطی

چهارچوب نوشتن آدرس در زبان انگلیسی

نوشتن صحیح آدرس درمکاتبات بازرگانی بسیار حائز اهمیت است و مهر اعتباری بر نامه است. تقریبا معکوس آن چیزی است که ما در فارسی مینویسیم ابتدا #شماره واحد، سپس پلاک ساختمان، خیابان، خیابان اصلی ، شهر، کشور،کد پستی