در این مجموعه مطالب نامه های بازرگانی قصد داریم بر طبق فرایندهای بازرگانی و گام های اساسی آن انواع نامه های بازرگانی را نگارش نماییم.

نامه های مربوط به درخواست قیمت در بازرگانی خارجی

ارتباط بین خریدار و فروشنده در وهله ی اول با درخواست اطلاعات کالا و قیمت آغاز میگردد. برای درخواست قیمت در روابط تجاری معمولا خریدار به دو شیوه نامه ی خود راارسال میکند.

  1. گاهی خریدار قادر به تعیین دقیق تقاضای خود نیست . برای مثال خریدار می داند که یک دستگاه چاپ روی کارتن می خواهد ولی مشخصات فنی آن را نمی داند. فروشنده در این مواقع با توجه به تخصص خود موارد و اطلاعاتی را به خریدار ارائه می دهد و در انتخاب دستگاه مورد نظر به خریدار کمک می کند. خریدار در این مواقع درخواست طرح پیشنهادی می دهد با موضوع request for proposal
  2. خریدار  دقیقا می داند چه کالایی با چه مشخصات فنی ای می خواهد و از فروشنده درخواست قیمت و شرایط معامله را می کند با موضوع مظنه request  for quotation

در زیر یک نمونه نامه بازرگانی در خصوص درخواست قیمت برای شما آورده ایم:

                                                                                       Date: 12 may 2011
To shinzeng
For the attention of the sales manager
Sub: requisition upon a quotation

 

Dear Sir/Madam


پاراگراف اول: نویسنده یک تصور خوب از شرکت در ذهن خواننده ایجاد می کند

We are very much honored to introduce ourselves as one of the leading general trading companies in iran in the field ofautomobile and machine parts.

در پاراگراف دوم: نویسنده نیاز و توقعات خود و اطلاعات لازم را ارائه می دهد

You are kindly requested to issue us a firm quotationfor the quantity of 1200 sets of tractorpiston and piston rings on the base of CFR bandar abbas in Euro. The product should originally be made in japan with the following specification.

Model: n130 ….

در پاراگراف آخر نویسنده خواننده را ترغیب می کند تا سریع پاسخ او را بدهد.

Ineluctable to state that the requested document should reach my attention utmost 16 may 2011. Your urgent assistance would be granted apriority.

                                      

Yours faithfully                                                                                                                                                                                                                                              

                       Mr….

Purchasing and procurement manager          

Address:
phone:
fax:
Mobile:
email:
Skype:

انتخاب صحیح واژگان

هر صنف و هر کاری زبان تخصصی خاص خودش را دارد . نویسنده باید تلاش کند تا از واژگان درست و تخصصی و حرفه ای استفاده کندتا به صورت ناخودآگاه روی ذهن خواننده تاثیر بگذارد.

توصیه می شود نامه اول همیشه قوی وکاملا حرفه ای نوشته شود، اما نامه های بعدی با توجه به سطحی که از تخصص خواننده بعمل می آید ممکن است تغییراتی داشته باشد.

برای مثال واژگان trading , leading  در ابتدای کار یک تصور مثبت و مهم در ذهن خواننده ایجاد می کنندو در جهتی خواننده را سوق می دهد که کل نامه را بخواند. واژه leading یعنی شرکت خریدار جزو چند شرکت بزرگ ایران است. market leader یعنی شرکتی که بیشترین سهم بازار را دارد. trading به معنای یک شرکت تجاری به کار رفته ولی به جای import&export , commercial,business استفاده شده که نشان دهنده ی تجربه زیاد شرکت در عرصه ی بین المللی است.

این انتخاب واژگان صحیح در مکاتبات بازرگانی هست که باعث می شود نویسنده ذهنیت مثبتی در ذهن خواننده ایجاد و به نوعی برند سازی کند.

معمولا در نامه های اول برای پرسش قیمت اطلاعات زیر به فروشنده ارسال می گردد:

Description &specification: ابتدا خریدار قبل از نوشتن نامه مشخصات فنی موردنظر را کسب می کند

Quantity: مقدار سفارش کالاهمیشه در قیمت و شرایط معامله تاثیرگذار است. یکی از مهمترین انواع تخفیفتخفیف مقداری یا quantity discount  است. اکثر شرکت ها یک حداقل میزان سفارش دارند به نام MOQ(minimum order quantity) که سفارش کمتر از آن مقدار را نمی گیرند . استراتژی گروه ترخیص کالا ابراهیمی در مکاتبات بازرگانی این است که ابتدا حجمی بیش از آنچه می خواهد سفارش دهد را برای فروشنده می فرستد و قیمت نهایی را کسب می کند و بعد اعلام می کند که مایل به حمل به دفعات partial shipment است یا اینکه مقداری کمتر از آنچه می خواهد را درخواست قیمت می کند و بعد از چانه زنی اولیه تلاش می کند با افزایش مقدار سفارش تخفیف مجدد بگیرد.

Quality & Standards:  این نکته را بدانید که در ایران یکسری کالا ها استاندارد اجباری دارند پس باید مشخصات کیفی و استانداردهای مد نظر خود را به فروشنده اعلام نمایید چون فروشنده می تواند یک کالا را با کیفیتهای مختلف تولید کند.

Packaging,marking and labeling: بسته بندی کالا در تجارت بین الملل از اهمیت بالایی برخوردار است علاوه برآن علامتگذاری و برچسب زنی نیز اهمیت ویژه ای دارد.

Country of origin: در بسیاری از مواقع خریدار نمی تواند به طور مستقیم با تولید کننده ارتباط برقرار کند و مجبور می شود از یک شرکت واسطه خرید کند که در اینگونه مواقع تعیین کشور سازنده بر شرایط قانونی ورود کالا تاثیر بسیاری دارد.

Terms of delivery: تعیین قاعده معامله بر اساس incoterms rule . توصیه ما این است که قیمت ها را بر اساس FOB,CFR یا  FCA,CPT بگیرید

Transportation information: روش، مقصد حمل و تعهدات فروشنده در مورد حمل بر قیمت تاثیر گذار است.

Terms of  payment: روش پرداخت را  با توجه به محدودیت های ارزی در کشور در نظر بگیرید و TT,LC و ... را انتخاب کنید برای مثال30 درصد در ابتدا و 70 درصد هنگام رویت بارنامه 30% deposit -70%at the sight of BL

Currency: تعیین ارز معامله

جهت نگارش نامه های بازرگانی به شماره تلگرام 09122848754 پیام بزنید تا به شما نمونه رایگان ارائه دهیم.