گردش اظهارنامه صادراتی در چندین مرحله انجام می شود که عبارتند از:

مرحله اول: ورود اطلاعات

تاجر باید به بخش ورود اطلاعات مراجعه کند و سپس فرم اوليه اظهارنامه را دریافت و تمامی اطلاعات مورد نیاز را در آن وارد کرده و به کارشناسان حاضر در اداره گمرک ارائه دهد. پس از این مرحله، اظهارنامه به سیستم وارد می شود. یک نکته مهم اینکه ارزش كالا و وجوهي را كه خود محاسبه نموده باید به صورت مجزا و به تفكيك در ظهر اظهارنامه مربوط به وارد كننده درج شود. در این صورت باید به كدهاي مندرج در جزوه (سند واحد اداري (s.a.d) ) توجه شود. اعداد و ارقام وارد شده بايد با ارقام محاسبه شده بوسيله كامپيوتر يكسان باشد.

در صورتی که محاسبات با ساير اطلاعات وارد شده در سيستم مغایرتی داشته باشد، باید قبل از شروع مرحله بعدي، اين اختلافات مشخص و رفع گردد. سيستم می تواند كنترل مشخصات صاحب كالا و اعتبار كارت بازرگاني را در بگیرد. با ورود شناسه كالا در سيستم و كد اسناد و مجوزهاي لازم براي صدور آن كالاي خاص در خانه 44 اظهارنامه وارد می شود. تمامی این کدها باید توسط كارشناسي تطبيق اسناد، بررسی شود تا اظهارنامه نیز به آن ضمیمه شده باشد.

پس از ورود اطلاعات و هزينه هاي متعلقه به كالا، كاربر اظهارنامه موجود در سيستم را با استفاده از رايانه خود و رايانه مركزي كنترل و تائیدیه را دریافت می کند. در این صورت باید اظهارنامه در رايانه كاربر و رايانه مركزي ذخیره شود. شماره ذخيره محلي توسط كاربر در قسمت بالاي اظهارنامه يادداشت مي شود. رايانه مركزي ضمن ذخيره نمودن اظهارنامه، شماره ذخيره در سرور  را در خانه شماره 7 قرار می دهد.

در هر یک از مراحل تشريفات گمرگي، اظهارنامه توسط اين شماره عطف و كد اظهار كننده فراخواني و عمليات لازم بر روي آن بررسی می شود. با اتمام این مرحله، اظهارنامه چاپ و به ضميمه اظهارنامه دستي به تاجر تحويل داده مي شود تا پس از مقابله و كنترل، امضاء شود.

اگر در این مرحله مشکل و یا مغايرتي مشاهد شد، كاربر با شماره ذخيره محلي، اظهارنامه را فراخواني و نسبت به اصلاح آن اقدامات لازم را انجام می دهد. پس از كنترل محلي که توسط سرور صورت می گیرد، اظهارنامه قبلي از رايانه محلي خود حذف و اظهارنامه جديد اصلاح شده جايگزين آن می شود.

مرحله دوم: پذيرش اظهارنامه  

بر اساس كدهاي مندرج در متن اظهارنامه، متقاضی باید اظهارنامه چاپي و اظهارنامه دستي را همراه با اسناد و مجوزهاي مورد نياز و همچنین فیش بانكي برای رسيدگي به قسمت پذيرش اظهارنامه ارائه کند. در اين مرحله اسناد اظهار از نظر تعلق به اظهار کننده بررسی می شود که مسئوليت صحت مندرجات اسناد و مدارك تسليمي و كامل بودن آنها بر عهده تاجر است.

پس از فراخواني اظهارنامه از رايانه مركزي و ثبت كوتاژ، اگر مندرجات متن اظهارنامه با اطلاعات موجود در رايانه مركزي تطابق داشته باشد، سيستم نسبت به تخصيص يك شماره تحت عنوان شماره ثبت اظهارنامه (كوتاژ) عمل می کند. در غير اين صورت، باید اظهارنامه برای اصلاح يا تكميل به اظهاركننده داده شود. متقاضی نیز موظف است تا به واحد ورود اطلاعات مراجعه کند و اصلاحات لازم در اظهارنامه را انجام و يك چاپ جديد تهيه و استفاده کند. از تاريخ پرداخت مبالغ، کالاهای تعيين شده در اظهار نامه، اظهار شده تلقي خواهند شد.

تاجر تا قبل از دریافت کد ثبت به اظهارنامه توسط سيستم، می تواند تغييرات يا اصلاح اظهارنامه را انجام دهد. پس از پذيرش اظهارنامه تمامی مدارک و اسناد ارئه شده (به استثناء فيش بانكي) به اظهارنامه ضمیمه و تایید می شوند. سپس کد ثبت در محل مربوطه (قسمت (الف) اظهارنامه چاپي) به طور دستي وارد و اظهارنامه تنظيم شده (به عنوان پروانه صادراتي) همراه با سایر مدارک اسناد به منظور انجام كنترلهاي گمركي به قسمت ارزيابي فرستاده می شود.

مرحله سوم: كنترلهاي گمركي

در اين مرحله ارزيابي فيزيكي كالا انجام مي شود و پس از ارزيابي، کارشناس ارزياب نسبت به اظهارنامه و ظهر نويسي اظهارنامه (يا پروانه گمركي) اقدامات لازم را انجام می دهد. سپس رئیس متن اظهارنامه را امضاء و آن را به كارشناس سرويس ارزيابي صادرات تحويل مي دهد. رئیس سرويس ارزيابي توسط شماره عطف و كد اظهار كننده كه در متن اظهارنامه نوشته شده و يا از طريق شماره ثبت اظهارنامه، آن را فراخواني و با استفاده از رايانه آن را ارزیابی می کند. سپس کد ارزيابي تعيين شده را توسط سيستم نیز به صورت دستي در محل مربوطه (قسمت (ب) اظهارنامه) وارد و اظهارنامه را امضا می کند.

در صورتی که عمليات ارزيابي باعث تغییر در اظهارنامه گردد، رئيس سرويس ارزيابي يا كارشناس مربوطه نسبت به اصلاح اظهارنامه قبلي كه منجر به ايجاد اظهارنامه جديدي شده است، اقدامات لازم را انجام می دهد.

پس از اصلاحيه يا اظهارنامه متمم آن را در يك نسخه چاپ و برای دریافت امضاء و پرداخت تفاوت آن به تاجر تحويل داده خواهد شد. رئيس سرويس ارزيابي، اظهارنامه نهايي اصلاح شده را به صورت سیستمی ارزیابی می کند.

 مرحله چهارم: پرداخت و ترخيص

اظهارنامه توسط رئیس ارزيابي، به صورت سيستمي بررسی و امضا می شود و سپس به همراه پروانه گمركي ظهر نويسي شده و فيش بانكي به صندوق تحويل داده می شود. در این مرحله صندوقدار باید ابتدا اظهارنامه مربوطه را از سيستم فراخواني و مبلغ فيش ارائه شده را با مبلغ محاسبه شده توسط سيستم در خانه 47 اظهارنامه مقایسه کند. در صورتی که هیچ مشکلی در آن نباشد، تایید شده و سپس رسيد صندوق را بر اساس اطلاعات مندرج در خانه هاي اظهارنامه در رايانه تكميل، كنترل و تائيد می کند. پس از آن فيش بانكي از اسناد جدا و نسبت به چاپ پروانه گمركي اقدام مي شود. شماره كوتاژ اظهارنامه در ظهر فيش درج می شود که این کار برای برقراري ارتباط بين فيش اظهارنامه است.

مسئول صندوق پروانه چاپ شده را مهر و امضاء می کند. در پایان شماره اظهارنامه و فیش بانکی در دفتر مربوطه وارد و با اخذ رسيد، به صاحب كالا تحويل داده مي شود.

گروه بازرگانی ابراهیمی ارائه دهنده خدمات ترخیص کالا از کلیه گمرکات کشور