اسناد تجاری در روش اعتبار اسنادی اهمیت بیشتری می یابد. خریدار و بانک با کمک اسناد سعی می کنند تا ریسک عدم دریافت به موقع و صحیح کالا را کاهش دهند. با توجه به نوع کالا، مبدا و مقصد حمل، نوع حمل، کیفیت کالاو ... از اسناد مختلفی استفاده می شود . به طور مثال  فاکتور، صورت بسته بندی، برات توسط خود فروشنده صادر می گردد و برای اثبات و تائید مبدا ساخت کالا ، فروشنده با ارائه اسناد و مدارک لازم به اتاق بازرگانی از آن ها درخواست می کند که مبدا و یا محل ساخت کالا را تحت سندی به نام گواهی مبدا تائید نماید.

در ادامه به بررسی جنبه های گوناگون و اهمیت وجودی  اسناد می پردازیم:

دلایل اهمیت اسناد در بازرگانی بین الملل

به طور کلی  اسناد به دلایل زیر صادر و ارائه می شوند:

تائید اینکه موضوع قرارداد تجاری تحقق یافته است

تائید ارسال کالا

تعیین شخص گیرنده کالا

ایجاد احساس  امنیت از خطرات احتمالی بین دو طرف

اثبات وجود موردی در کالا مثل مبدا  ساخت  کالا، کیفیت،  کمیت،وزن، ترکیبات کالا

صادر کننده اسناد

بانک ها باید همواره هنگام درخواست ارائه ی اسناد، به صراحت اعلام کنند که کدام نهاد یا شخص مجاز است تا سند مشخص  را  صادر یا تائید کند

امضای اسناد

طبق ماده ی سوم از مقررات متحدالشکل  اعتبارات اسنادی، امضا در اسناد می  تواند به شکل دست نویس،  مهر، پرفراژ و یا هر گونه تصدیق الکترونیکی و مکانیکی انجام شود.

اسناد اصل و کپی

سندی را می توان اصل در نظر گرفت که صراحتا اعلام نماید اصل است  و یا در ظاهر آن علامتی که اصل بودن آن را نشان می دهد وجود داشته باشد. مانند امضا دست نویس، مهر، برچسب

اگر در شرایط اعتبار اسنادی اعلام نگردد که چه نوع سندی مورد مطالبه است، حداقل یک نسخه ی اصل از آن سند باید ارائه شود.

تائید و تصدیق اسناد

در بسیاری از کشور ها از اصطلاح  CERTIFY BY LOCAL CHAMBER OF COMMERCE در شرایط اعتبار درخواست می گردد که اتاق بازرگانب محلی سند خاصی را تائید نماید. که معمولا تائید اسناد توسط اتاق های بازرگانی مربوطه صورت می پذیرد. طبق مقررات ارزی ایران، تائید سیاهه ی بازرگانی و گواهی مبدا ساخت توسط اتاق  بازرگانی کشور محل ساخت کالا و یا حمل کالا و یا فروشنده الزامی است. بانک های  ایرانی با ذکر عبارت  SIGNED COMMERCIAL INVOICE در خواست می کنند که سیاهه بازرگانی توسط فروشنده به عنوان صادر کننده ی سند امضا شود. همچنین مقررات مذکور تاکید دارد که تائید گواهی بازرسی و سیاهه ی کرایه  حمل صادره از سوی شرکت بازرسی  مجاز خارجی یا شرکت حمل و نقل خارجی توسط اتاقبازرگانی کشور ذینفع مبدا حمل و یا محل ساخت الزامی است.

گروه بازرگانی ابراهیمی ارائه دهنده خدمات ترخیص کالا از گمرک